MyCashflow'ssa tilaukset voivat sisältää useita lähetyksiä. Tässä artikkelissa käydään läpi lähetysten tietojen ja tuotteiden hallinta, osatoimituksien luominen sekä lähetysten peruminen.

Lähetysten toimittaminen

  1. Paina lähetyksen osoiterivillä Merkitse toimitetuksi ja lähetä toimitusvahvistus -painiketta.

    Voit valita painikkeen yhteydestä myös vaihtoehdon Merkitse toimitetuksi, jolloin asiakkaalle ei lähetetä toimitusvahvistusta toimitetuksi merkitsemisen yhteydessä. Muista tällöin lähettää tarvittaessa toimitusvahvistus kohdassa Sähköposti-ilmoitukset.

    Lähetystä ei voi merkitä toimitetuksi, jos siltä puuttuu toimitustapa.

  2. Tulosta lähetyksen osoitekortti ja lähtetyslista tilaussivun Lähetystiedot-osiossa kyseisen lähetyksen kohdalla.

Kun olet merkinnyt tilauksen kaikki lähetykset toimitetuksi, tilauksen tilaksi päivitetään Toimitettu.

Lähetysten tietojen muokkaaminen

Tilaussivun yläreunan Lähetystiedot-osiossa voit muokata tilauksen lähetyksiin liittyviä tietoja.

  1. Avaa haluamasi lähetys listalta painamalla sen otsikkoa.
  2. Paina lähetyksen oikeassa yläkulmassa Muokkaa-painiketta.

    Lähetystiedot avautuvat muokattavaksi.

  3. Tee haluamasi muutokset:

    Voit muuttaa lähetyksen toimitustapaa, painoa ja pakettimäärää, jos tilaukseen on esimerkiksi lisätty tuotteita jälkikäteen.

    Jos muutat lähetyksen toimitustapaa, muista tarvittaessa päivittää tilauksen toimituskulut.

    Voit myös antaa tilauksen seurantakoodin, jonka avulla asiakas voi tarkkailla tilauksen toimitusta. Seurantakoodi toimitetaan asiakkaalle toimitusvahvistussähköpostin mukana.

    Useimpien toimituspalvelujen seurantakoodit luodaan automaattisesti osoitekortin luonnin yhteydessä ja syötetään lähetyksen tietoihin. Voit kuitenkin tarvittaessa käyttää myös omaa seurantakoodia.

    Voit myös poistaa seurantakoodin painamalla lähetyksen tiedoissa Muokkaa > Poista seurantakoodi.

    Seurantakoodi kannattaa poistaa aina, kun luot osatoimituksia. Poistetun seurantakoodin tilalle voidaan luoda uusi osoitekortti, jossa huomioidaan muutokset lähetyksen sisältöön.

    Jos tilauksen toimitustapa käyttää noutopistepalvelua, voit myös asettaa tai vaihtaa noutopisteen tilaukselle jälkikäteen.

  4. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, tallenna lähetyksen tiedot.

Jos haluat muokata toimitettujen tai peruttujen lähetyksien tietoja, valitse lähetysrivin oikean reunan -valikosta Korjaa lähetyksen tietoja. Tällöin valittu lähetys palautuu käsittelyyn ja sen muokkaaminen Lähetystiedot-osiossa mahdollistuu.

Osatoimitusten luominen

Oletusarvoisesti tilauksilla on yksi lähetys. Voit kuitenkin jakaa tilauksen useampaan lähetykseen jälki- ja osatoimituksia varten.

Jos olet valmiiksi luonut osoitekortin seurannalliselle lähetykselle, jonka haluat jakaa pienempiin lähetyksiin, muista poistaa alkuperäisen lähetyksen seurantakoodi. Poistetun seurantakoodin tilalle voidaan luoda uusi osoitekortti, jossa huomioidaan muutokset lähetyksen sisältöön.

Näin luot osatoimituksen:

  1. Valitse lähetyksen kohdalla tuoterivit, joista haluat luoda uuden osatoimituksen.
  2. Paina Luo osatoimitus -painiketta.
    Tilaukselle luodaan uusi lähetys, joka sisältää valitsemasi tuoterivit, ja vastaavat tuoterivit poistetaan alkuperäiseltä lähetykseltä.
  3. Voit tarvittaessa muuttaa uuden lähetyksen tuotteiden määriä ja hintoja lähetyksellä tai lisätä lähetykselle uusia tuotteita.
  4. Määritä tarvittaessa uuden lähetyksen tiedot tilaussivun Lähetystiedot-osiossa.

    Jos alkuperäinen lähetys oli peruttu, uudella lähetyksellä ei ole toimitustapaa eikä seurantakoodia.

    Muista päivittää tilauksen toimituskulut, kun olet määrittänyt uuden lähetyksen tiedot.

    Voit esimerkiksi muuttaa lähetyksen toimitustapaa ja määrittää muita lähetyksen tietoja ennen toimitusta.

    Katso ohjeet lähetyksen tietojen muokkaamiseen.

  5. Korjaa tarvittaessa tilauksen loppusumma perimällä asiakkaalta maksuja tai palauttamalla niitä.

    Jos lisäsit lähetykseen tuotteita tai muutit tuotteiden hintoja tai määriä, tilauksen loppusumma ei enää täsmää asiakkaan suorittamiin maksuihin.

    Tällöin sinun on luotava uusi korjaava maksutapahtuma tilaussivun yläreunassa näkyvän ilmoituksen kautta.

Nyt tilauksella on uusi lähetys, jonka tila on Käsittelyssä. Kun asiakkaan suorittamat maksut ja tilauksen loppusumma täsmäävät, voit merkitä luomasi lähetyksen toimitetuksi.

Lähetysten tuotesisällön muokkaaminen

Voit tarvittaessa lisätä lähetyksiin tuotteita tai poistaa niitä. Voit myös muuttaa lähetyksen tuotteiden myyntihintaa ja verokantaa tilauskohtaisesti.

Voit muokata vain käsittelyssä olevien lähetysten tuotesisältöä.

Jos toimitetuksi merkittyyn lähetykseen on tehtävä muutoksia, harkitse seuraavia vaihtoehtoja:

Tuotteiden lisääminen lähetykseen

  1. Etsi ja avaa haluamasi tilaus hallintatyökalun Tilaukset-sivun listalta.
  2. Etsi lähetys, johon haluat lisätä tuotteita.
  3. Kirjoita lähetyksen tuotteiden alla olevaan hakukenttään haluamasi tuotteen nimi, tuotenumero tai viivakoodi.

    Voit myös lisätä tuotteita tilaukseen käyttämällä viivakoodinlukijaa.

    Avaa tällöin hakukenttä ja lue tuotteen viivakoodi. Jos vastaava viivakoodi löytyy joltain tuotteelta, järjestelmä lisää sen tilaukseen.

  4. Valitse haluamasi tuotteet hakutuloslistalta ja sulje hakuikkuna lopuksi.

    Voit myös valita lisättävien tuotteiden määrän hakutuloslistalla.

  5. Luo tarvittaessa uusi korjaava maksutapahtuma tilaukselle.

    Lisättyäsi tuotteita tilaukseen loppusumma ja asiakkaan suorittamat maksut eivät todennäköisesti täsmää. Tällöin näet tilaussivun yläreunassa ilmoituksen, jonka kautta voit luoda korjaavan maksutapahtuman.

    Käyttämällä Paytrail-maksupalvelua voit myös luoda asiakkaalle maksulinkin, jonka kautta hän pääsee maksamaan puuttuvan summan verkkopankissa tai kortilla.

Lähetyksen tuotteiden määrien ja hintojen muuttaminen

Voit muuttaa tuotteiden hintoja, määriä ja ALV-prosentteja ennen lähetyksen toimittamista:

  1. Etsi ja avaa haluamasi tilaus hallintatyökalun Tilaukset-sivun listalta.
  2. Etsi tarvittavan lähetyksen kohdalta muokattava tuote.
  3. Paina tuoterivin muokattavaa kenttää asianmukaisen sarakkeen kohdalla:
    • Hinta
    • Alennus
    • Määrä
    • Verokanta

    Valitsemasi kenttä avautuu muokattavaksi.

  4. Tee muutos ja paina Tallenna- tai näppäimistön Enter-painiketta.

    Et voi poistaa tuotteita lähetyksestä muuttamalla hintaa tai määrää nollaksi. Katso tarvittaessa ohjeet tuotteiden poistamiseen lähetyksistä.

    Kun muutat verokantaa, tuoterivin hinta ei muutu, vaan pelkkä veron osuus tuotteen hinnasta.

  5. Luo tarvittaessa uusi korjaava maksutapahtuma tilaukselle.
    Muutettuasi tuotteiden määriä tai hintoja tilauksen loppusumma ja asiakkaan suorittamat maksut eivät todennäköisesti täsmää. Tällöin näet tilaussivun yläreunassa ilmoituksen, jonka kautta voit luoda korjaavan maksutapahtuman.

    Jos sinun on palautettava asiakkaalle rahaa, katso ohjeet maksujen palauttamiseen.

    Käyttämällä Paytrail-maksupalvelua voit myös luoda asiakkaalle maksulinkin, jonka kautta hän pääsee maksamaan puuttuvan summan verkkopankissa tai kortilla.

Jos haluat myydä yhdessä lähetyksessä samaa tuotetta erilaisin kappalehinnoin, lisää ensin uusi tuoterivi ja muuta molempien rivien hinnat haluamiksesi.

Tuotteiden poistaminen lähetyksestä

Joskus saatat joutua poistamaan tilauksesta tuotteita jo ennen kuin olet toimittanut mitään. Näin voi käydä esimerkiksi jos asiakas muuttaa mielensä tilauksen tehtyään.

Tämä ohje koskee vain tuotteiden poistamista ennen kuin lähetystä on toimitettu. Jos haluat poistaa tuotteita toimituksen jälkeen, katso ohjeet palautusten ja vaihtojen käsittelyyn.

Jos haluat muuttaa tuoterivin määrää, mutta et poistaa koko tuoteriviä, katso ohjeet tuotteiden määrien ja hintojen muuttamiseen.

Näin poistat lähetyksestä tuotteita:

  1. Etsi ja avaa haluamasi tilaus hallintatyökalun Tilaukset-sivun listalta.
  2. Etsi lähetys, josta haluat poistaa tuotteita.
  3. Avaa poistettavan tuoterivin työkaluvalikko painamalla rivin oikean reunan -painiketta ja valitse Poista tilaukselta.
  4. Luo tarvittaessa uusi korjaava maksutapahtuma tilaukselle.

    Poistettuasi tuotteita tilauksen loppusumma ja asiakkaan suorittamat maksut eivät todennäköisesti täsmää. Tällöin näet tilaussivun yläreunassa ilmoituksen, jonka kautta voit luoda korjaavan maksutapahtuman.

Tuote on nyt poistettu lähetyksestä.

Kun olet palauttanut mahdolliset ylimääräiset maksut asiakkaalle, käsittele tilaus loppuun.

Lähetysten tietojen korjaaminen

Voit muokata jo toimitetuksi merkitetyn lähetyksen tietoja käyttämällä Korjaa lähetyksen tietoja -toimintoa, jolloin lähetys palautuu käsittelyyn ilman että sen tietoja nollataan.

Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi jos huomaat tehneesi virheen lähetyksen tiedoissa ennen kuin olet lähettänyt tuotteita asiakkaalle ja haluat päivittää osoitekortille oikeat tiedot.

Näin korjaat toimitetuksi merkityn lähetyksen tietoja:

  1. Valitse Korjaa lähetyksen tietoja lähetysrivin oikean reunan työkaluvalikosta.

    Lähetys palautuu Käsittelyssä-tilaan.

  2. Paina sivun yläreunan Lähetystiedot-osiossa Muokkaa-painiketta valitun lähetyksen kohdalla ja tee tarvittavat muutokset.
  3. Tallenna muutokset.

Tekemäsi muutokset näkyvät seuraavaksi tulostamallasi osoitekortilla ja muutosten jälkeen lähetettävissä ilmoituksissa.

Tullaus- ja mittatietojen täydentäminen lähetyksille

Ennen lähetyksen toimittamista voit täydentää sen tullaukseen vaadittavia tietoja, edellyttäen että käytössä oleva toimituspalvelu tukee tätä.

Määrittämällä tullaustiedot mahdollistat tullaukseen sopivien tilausdokumenttien (osoitekortit, lähetyslistat ja kauppalaskut) tulostamisen. Määritettäviä tietoja voivat toimituspalvelusta riippuen olla tuotteiden tullitariffinimikkeet ja alkuperämaat, kuvaus lähetyksen sisällöstä sekä lähetyksen mitat.

Seuraavissa logistiikkalaajennuksissa on palveluita, jotka tukevat eri tullaustietojen määrittämistä:

Tähdellä (*) merkityissä laajennuksissa ainakin osa palveluista tukee myös paperitonta kaupankäyntiä ja sähköistä tullausta, jonka avulla tullaustiedot välittyvät automaattisesti logistiikkayhtiön järjestelmään. Tällöin tullidokumentteja ei tarvitse tulostaa.

Näin täydennät tullaustiedot lähetykselle:

  1. Etsi ja avaa tilaus hallintatyökalun Tilaukset-sivulta.
  2. Avaa tilauksen Lähetystiedot-osion linkki Täydennä lähetyksen tietoja.

    Lähetyksen käyttämän toimituspalvelun pitää tukea tullaustietojen täydentämistä. Tarvittaessa voit vaihtaa lähetyksen toimitustavan ensin.

    Lähetyksen tietojen täydennyslomake aukeaa.

  3. Täydennä tarvittavat tiedot lomakkeeseen.

    Jos tullaustietoja on syötetty tuotteiden varastoasetuksiin tai lähetysten oletusasetuksiin, lomakkeessa on jo esitietoja (ensisijaisesti tuotteiden varastoasetusten mukaan). Voit muokata esitietoja suoraan lomakkeessa.

  4. Paina lopuksi Rekisteröi lähetys -painiketta.

    Kun rekisteröit lähetyksen, täydennyslomakkeeseen syöttämäsi tuotekohtaiset tullaustiedot tallentuvat tuotteen varastoasetuksiin, josta ne vuorostaan kopioituvat tulevien lähetysten esitiedoiksi. Jos muokkasit lomakkeeseen sisältyneitä esitietoja, tekemäsi muutokset päivittyvät tuotteen varastoasetuksiin vastaavasti.

Täydennettyäsi tiedot lomakkeelle voit tulostaa lähetyksen tiedoista lähetys- ja tullidokumentit.

Lähetyksen tietoja ei voi muokata jälkikäteen, mutta jos poistat lähetykseltä seurantakoodin, pääset täydentämään tiedot uudestaan.

Uuden lähetyksen lisääminen tilaukselle

Jos joitakin tilauksen tuotteista on lähetettävä uudestaan ilman tuotteiden vaihtoa, voit lisätä tilaukselle uuden lähetyksen tätä varten.

Voit lisätä tilaukselle täysin uusia lähetyksiä vain silloin, kun tilauksen kaikki lähetykset on toimitettu.

Jos sinun on lisättävä keskeneräiselle tilaukselle lähetyksiä, tutustu osatoimituksien luomiseen.

Älä lisää tilaukselle tarpeettomasti uusia lähetyksiä

Käytä uusia lähetyksiä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

  • Jokin tilauksen lähetyksistä on hävinnyt toimituksessa ja haluat lähettää samat tuotteet uudestaan.
  • Asiakas reklamoi jonkin tuotteen, mutta reklamaatioon ei liity palautusta tai vaihtoa, vaan alun perin lähetetty tuote jää asiakkaalle.

Älä luo valmiille tilaukselle uutta lähetystä, jos asiakas haluaa tehdä lisäyksiä tai muutoksia jo toimitettuun tilaukseen. Luo tällöin asiakkaalle uusi tilaus tai käsittele tuotevaihto.

Näin lisäät tilaukselle uuden lähetyksen:

  1. Paina tilaussivun Lähetystiedot-osiossa Uusi lähetys -painiketta.
  2. Lisää uudelle lähetykselle Lähetystiedot-osiossa toimitusasetukset ja muut tiedot:
    • Toimitustapa
    • Mahdollinen noutopiste
    • Seurantakoodi, jos toimituspalvelu ei luo sitä automaattisesti
    • Pakettien määrä
    • Paino
  3. Tallenna uuden lähetyksen tiedot.
  4. Lisää lähetykselle tarvittavat tuotteet.
  5. Kun olet lisännyt tuotteet, voit lisätä tilaukselle tarvittaessa uuden maksutapahtuman.
  6. Kun olet lähettänyt tuotteet asiakkaalle, paina Merkitse toimitetuksi -painiketta uuden lähetyksen osoiterivillä.
  7. Käsittele tilaus loppuun.

Lähetyksen peruminen

Jos asiakas haluaa palauttaa tai vaihtaa tuotteita, älä peru lähetystä, vaan tutustu palautuksien ja vaihtojen käsittelyyn.

Lähetysten peruminen voi olla hyödyllistä esim. jos olet jakanut tilauksen kahteen lähetykseen mutta huomaat, että voit lähettää kaikki tuotteet samassa lähetyksessä. Tällöin toisen lähetyksen peruminen lisää sen tuotteet tilauksen toiseen avoimena olevaan lähetykseen.

Voit perua yksittäisen lähetyksen valitsemalla lähetyksen otsikkorivin työkaluvalikossa Peru lähetys.

Yksittäisen lähetyksen perumisesta ei lähetetä asiakkaalle koskaan sähköposti-ilmoitusta. Voit tarvittaessa lähettää perumisilmoituksen tilaussivun Sähköposti-ilmoitukset-valikosta.

Jos perut tomitetuksi merkityn lähetyksen, sinun on todennäköisesti luotava tilaukselle korjaava maksutapahtuma ja palautettava asiakkaan maksuja.