MyCashflow luo tilauksille automaattisesti PDF-tilausdokumentteja (esim. osoitekortit, laskut, kuitit) ja automaattisesti tai manuaalisesti lähetettäviä sähköpostiviestejä. Tässä ohjeessa käydään läpi tilausdokumentit, sähköpostit ja tilauskommentit sekä niiden käyttäminen tilausten käsittelyn yhteydessä.

Tilausdokumentit

MyCashflow'ssa tilauksille ja niiden yksittäisille lähetyksille ovat saatavilla seuraavat tulostettavat PDF-dokumentit:

  • Tilauksen jaetut dokumentit: Jokaisella tilauksella on tietyt jaetut dokumentit, jotka sisältävät tietoa koko tilauksen sisällöstä.
    • Kuitti
    • Lähetyslista
    • Palautuslomake
  • Lähetysdokumentit: Jokaisella tilauksen yksittäisellä lähetyksellä on saatavilla dokumentteja, jotka sisältävät tietoa vain kyseisen lähetyksen sisällöstä.
  • Laskut: MyCashflow Lasku -palvelulla suoritettavien maksujen laskut

Tilausdokumenttien lataaminen ja tulostaminen

Tällä hetkellä tilausdokumenttien tulostamista ei ole tuettu Microsoftin Internet Explorer 10 -selaimella. Suosittelemme käyttämään modernimpaa selainta (esim. Chrome, Firefox tai Edge).

MyCashflow sisältää myös työkalut tilausten massakäsittelyyn ja tilausdokumenttien massatulostukseen (saatavilla alkaen MyCashflow Advanced -paketista).

Seuraavissa kappaleissa ohjeistetaan koko tilauksen ja yksittäisten lähetysten tilausdokumenttien sekä laskujen tulostaminen.

Tilauksen jaetut dokumentit

Seuraavat dokumentit ovat saatavilla koko tilaukselle:

  • Kuitti
  • Lähetyslista
  • Palautuslomake

Löydät koko tilauksen sisällön kattavat dokumentit Tulosta tilausdokumentit -valikosta tilaussivun oikeassa yläkulmassa. Täältä ladatut dokumentit sisältävät tietoja koko tilauksesta ja kaikkien lähetysten tuotteista.

Lähetysdokumentit

Seuraavat dokumentit ovat saatavilla yksittäisille lähetyksille:

Näin luot ja tulostat lähetysdokumentteja:

  1. Etsi haluamasi lähetys tilaussivun Lähetystiedot-kohdasta.
  2. Jos et ole vielä luonut osoitekorttia, paina Luo osoitekortti -linkkiä.

    Osoitekortti luodaan myös pikakäsittelyn yhteydessä tai kun yksittäinen lähetys merkitään toimitetuksi.

    Lähetykselle luodaan lähetysdokumentit.

    Jos lähetyksen toimitustavalla on käytössä jokin ulkoinen logistiikkapalvelu (esim. Shipit tai nShift), lähetykselle haetaan osoitekortti logistiikkapalvelun järjestelmästä ja luodaan seurantakoodi.

  3. Tulosta haluamasi lähetysdokumentit Lähetysdokumentit -kohdasta.

    Täältä ladatut dokumentit sisältävät vain kyseisen lähetyksen tuotteet.

Jos lähetyksen sisältö muuttuu ennen toimitusta, voit luoda lähetyksen dokumentit uudestaan poistamalla ensin lähetyksen seurantakoodin.

Maksutapahtumien dokumentit

Kun tilauksella on käytössä MyCashflow Lasku -palvelu, löydät PDF-laskun tilaussivun oikean reunan Maksutapahtumat-valikosta maksun työkaluvalikosta.

Tilausdokumenttien muokkaaminen

Kaikkia MyCashflow'n sisäisten tilausdokumenttien sisältöä ja ulkoasua on mahdollista muokata. Logistiikkaintegraatioiden osoitekortteja ei voi muokata MyCashflow'n työkaluilla, mutta palvelut saattavat tarjota omia työkalujaan tähän tarkoitukseen.

Dokumenttien sisällön ja tekstien muokkaaminen

Dokumenttien pysyvät tekstit haetaan verkkokaupan sanakirjasta ja asetuksista. Kun muutat sanakirjasta haettavia tekstejä (esim. taulukkojen sarakkeiden otsikot) tai asetuksia (kaupan nimi, logo, jne.), muutokset näkyvät jatkossa luomillasi tilausdokumenteilla.

Löydät tilausdokumenteilla käytettävät tekstit sanakirjasta helpoiten käyttämällä hakulausekkeena haluamasi tekstin sisältöä.

Muuttuva sisältö (tilaajan tiedot, hinnat, tuotteiden tiedot jne.) taas riippuu tilauksen sisällöstä. Kun teet muutoksia tilauksen sisältöön (esim. lisäät tuotteita lähetykselle), muutokset näkyvät seuraavalla luomallasi dokumentilla.

Dokumenttien ulkoasun muokkaaminen

Dokumenttien rakenne ja ulkoasu määritetään tulosteteemassa. Tilausdokumenttien sivupohjissa voidaan määrittää esimerkiksi värit ja fontit sekä dokumenteilla näytettävät sisällöt ja tiedot ja näiden sijainnit PDF-dokumenteissa.

Esim. lasku muodostuu tulosteteeman tiedoston invoice.html pohjalta.

Dokumenttien ulkoasun ja rakenteen muokkaaminen vaatii teeman muokkaamista. Jos teeman HTML/CSS/JavaScript-tiedostojen muokkaaminen ei ole sinulle tuttua, ota yhteyttä verkkokaupan teeman suunnittelijaan tai MyCashflow'n asiakaspalveluun.

Tilaussähköpostit ja -kommentit

Kaikkiin tilauksiin liittyy automaattisia sähköposti-ilmoituksia, jotka tiedottavat asiakkaalle tilauksen etenemisestä. Voit myös lähettää sähköposti-ilmoituksia manuaalisesti ja laatia omia vapaavalintaisia tilauskommenttejasi (kaupan sisäisiä tai asiakkaille lähetettäviä).

Tilaussähköpostit lähtevät oletusarvoisesti vain tilauksen laskutustiedoissa määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Jos haluat lähettää viestejä myös toimitusosoitteen sähköpostiin, tätä varten on lisättävä tuki verkkokaupan sähköpostiteemaan.

Tuen lisäämiseksi on käytettävä HTML/CSS-kieliä ja MyCashflow'n Interface-merkkausta. Jos teeman muokkaaminen ei ole sinulle tuttua, ota yhteyttä teeman suunnittelijaan tai MyCashflow'n asiakaspalveluun.

Automaattiset sähköposti-ilmoitukset

Tilauksen käsittelyn yhteydessä järjestelmä tyypillisesti lähettää asiakkaille seuraavanlaisia sähköposti-ilmoituksia:

  • Tilausvahvistus: viesti, joka lähtee aina asiakkaalle automaattisesti tilauksen tekemisen yhteydessä.
  • Toimitusvahvistus / Valmiina noudettavaksi: viesti, joka lähtee asiakkaalle automaattisesti, kun tilaus merkitään toimitetuksi.

    Jos lähetät tilauksen useassa erässä, voit valita merkitessäsi yksittäisen lähetyksen toimitetuksi, lähteekö siitä asiakkaalle erillinen viesti. Tällöin toimitusvahvistus listaa muut tilauksen tuotteet jälkitoimituksina.

    Jos verkkokaupan sähköpostiteemaan on lisätty tuki viestien lähettämiseksi toimitusosoitteeseen, voit valita tilausasetusten kohdassa Tilauksien sähköpostiviestit, lähteekö toimitusvahvistus myös toimitusosoitteeseen. Tämä voi olla tarkoituksenmukaista erityisesti sähköistä lahjakorttia ostettaessa, sillä usein maksaja olettaa tiedon lahjakortista välittyvän suoraan myös sen vastaanottajalle.

  • Tilaus on peruttu: viesti, joka lähtee asiakkaalle oletusarvoisesti, kun tilaus perutaan (voit kuitenkin perumisen yhteydessä valita, lähetetäänkö viestiä).

Lisäksi verkkokaupan ylläpitäjälle lähtee ilmoitus aina, kun verkkokauppaan saapuu uusi tilaus. Viesti lähtee ensisijaisesti osoitteeseen, joka on määritetty kauppaversion asetusten kohdassa Version lisäasetukset > Kaupan sähköposti. Jos sitä ei ole määritetty, viesti lähtee sivun Asetukset > Yleiset asetukset kohdassa Sähköposti määritettyyn osoitteeseen.

Sähköposti-ilmoitusten lähettäminen manuaalisesti

Voit lähettää asiakkaillesi minkä tahansa sähköposti-ilmoituksen myös manuaalisesti tilaussivun kohdassa Sähköposti-ilmoitukset.

Automaattisten tilaussähköpostien lisäksi saatavilla ovat seuraavat, pelkästään manuaalisesti lähetettävät viestit:

  • Odotamme maksuasi: viesti, jolla voit muistuttaa asiakasta suorittamattomasta maksusta
  • Maksuvahvistus: viesti, jonka voit lähettää vahvistuksena maksun vastaanottamisesta
  • Toimitus viivästyy: viesti, jolla voit ilmoittaa asiakkaalle viivästyksistä tilauksen toimittamisessa

Näin lähetät tilaussähköposteja manuaalisesti:

  1. Etsi ja avaa tilaus hallintatyökalun Tilaukset-sivulta.
  2. Valitse haluamasi sähköposti-ilmoitus tilaussivun Sähköposti-ilmoitukset -osion valikosta.

    Saatavilla olevat viestit riippuvat tilauksen tilasta. Esimerkiksi jos asiakas on jo suorittanut kaikki maksut, et voi lähettää Odotamme maksuasi -ilmoitusta.

  3. Paina Lähetä-painiketta.

    Voit myös esikatsella viestiä ennen lähetystä painamalla Esikatsele-painiketta. Esikatselussa voit valita muotoillun HTML- tai raakatekstiversion.

    Viesti lähetetään tilaajan sähköpostiosoitteeseen.

Vapaamuotoiset tilauskommentit

Valmiiden, vakiomuotoisten sähköposti-ilmoituksien lisäksi voit lähettää asiakkaalle tilaussivulta vapaamuotoisia tilauskommentteja.

Voit myös tallentaa tilauskommentteja tilaukselle niin, että niitä ei lähetetä asiakkaille. Näin esimerkiksi verkkokaupan eri tilausten käsittelijät voivat jättää tilauksille kaupan sisäistä tietoa.

Näin voit jättää tilaukselle kommentin:

  1. Etsi ja avaa tilaus hallintatyökalun Tilaukset-sivulta.
  2. Tilausnäkymän yläosassa Tilauskommentit-kohdassa paina Lisää uusi kommentti -painiketta.
  3. Kirjoita haluamasi viesti kommenttikenttään.

    Jos haluat lähettää kommentin tilaajalle, valitse Lähetä tilaajan sähköpostiin.

    Tilaaja näkee lähettäjänä käyttäjätunnuksesi henkilönimen. Vastausosoitteena käytetään kauppaversion tai verkkokaupan yleistä sähköpostiosoitetta.

    Voit käyttää kentässä HTML-merkkausta, esim.:

    • linkkejä
    • joitakin korostuksia, kuten <em> ja <u>
    • listoja
  4. Paina Lisää kommentti tilaukseen.

    Jos valitsit lähettää kommentin tilaajalle, viesti lähetetään tilaajan sähköpostiin ja tilaustapahtumiin lisätään merkintä lähetetystä viestistä.

    Lisätty kommentti löytyy tämän jälkeen tilaussivun Tilauskommentit-osiosta.

Sähköpostien muokkaaminen

Kaikkia MyCashflow'n tilaussähköpostien sisältöä, rakennetta ja ulkoasua on mahdollista muokata.

Sähköpostien sisällön ja tekstien muokkaaminen

Voit muokata sähköpostien tekstisisältöä verkkokaupan sanakirjassa.

Löydät sähköpostien sisällöt helpoimmin suodattamalla sanakirjasta sanoja hakutermillä Email tai sähköpostin sisällöllä.

Sähköpostien ulkoasun muokkaaminen

Sähköpostit lähetetään aina sekä HTML- että raakatekstimuodossa, jotta ne voidaan avata millä tahansa sähköpostiohjelmalla.

HTML-muotoinen viesti muodostetaan verkkokaupan sähköpostiteeman sivupohjien pohjalta. Sähköpostiteemassa voidaan määritellä viestin ulkoasu ja rakenne käyttämällä HTML/CSS-koodia, MyCashflow'n Interface-tageja sekä Foundation for Emails -työkalua.

Lue lisää sähköpostiteemoista.

Sähköpostien ulkoasun ja rakenteen muokkaaminen vaatii teeman muokkaamista. Jos teeman HTML/CSS/JavaScript-tiedostojen muokkaaminen ei ole sinulle tuttua, ota yhteyttä verkkokaupan teeman suunnittelijaan tai MyCashflow'n asiakaspalveluun.