Tässä artikkelissa käydään läpi verkkokaupan tilausten ja lähetysten merkitseminen toimitetuksi MyCashflow'ssa.
Kun verkkokauppaasi tulee tilaus, sinun on käsiteltävä se.
Tilausten huolellinen käsittely on tärkeää, koska sen perusteella muodostuvat esimerkiksi verkkokaupan myynti- ja kirjanpitoraportit. Lisäksi kun tilausmäärät kasvavat, sinun voi olla vaikeaa pysyä perillä lähetyksistä, maksuista ja varastosaldoista, jos tilausten tilat eivät ole ajan tasalla.
- asiakkaan suorittamien maksujen tarkistaminen
- tilauksen lähetysten merkitseminen toimitetuksi
- tilausdokumenttien tulostaminen
- lahjakorttien luominen, jos tilaus sisältää lahiakorttituotteita.
Tilausten käsittely tapahtuu muutamilla eri tavoilla riippuen tilaukseen liittyvien lähetysten määrästä. Tässä artikkelissa käydään läpi yleisimmät tilanteet tilausten käsittelyssä.
Toimittaminen yhdessä erässä
Voit käsitellä yhdessä erässä lähetettävän tilauksen pikakäsittelyllä tai vaiheittain. Alla käydään läpi molemmat käsittelytavat.
Tilauksen pikakäsittely
Tilauksen pikakäsittely hoitaa yhdellä napinpainalluksella yleisimmät tilauksen käsittelyyn liittyvät toiminnot. Sen tarkoitus on säästää aikaa ja vähentää mekaanista työtä.
Älä käytä pikakäsittelyä jälki- tai osatoimituksissa. Merkitse yksittäiset lähetykset toimitetuksi yksi kerrallaan.
Näin pikakäsittelet tilauksen:
Kun tilaus on käsitelty, se ei enää näy tilaushaun avulla asettamalla Tila-kentän arvoksi Toimitettu.
-sivulla oletusarvoisesti. Jos haluat tarkastella toimitettua tilausta, voit hakea sen näkyviinVaiheittainen käsittely
Jos tilausta ei voi käsitellä pikakäsittelyn avulla, voit käsitellä tilauksen vaiheittain.
Alla käsitellään vaiheittain tilaus, joka sisältää yhden lähetyksen:
Kun kaikki lähetykset on merkitty toimitetuksi, koko tilauksen tilaksi vaihdetaan Toimitettu.
Kun tilaus on käsitelty, se ei enää näy Tilaukset-sivulla oletusarvoisesti. Jos haluat tarkastella toimitettua tilausta, voit hakea sen näkyviin tilaushaun avulla asettamalla Tila-kentän arvoksi Toimitettu.
Osa- ja jälkitoimitusten käsittely
Jos jokin tilatuista tuotteista on loppunut varastossa tai tilaus toimitetaan muusta syystä useassa erässä, voit jakaa tilauksen useaan lähetykseen ja käsitellä ne yksi kerrallaan.
Nyt olet toimittanut tilauksen ensimmäisen erän. Kun olet valmis, voit toimittaa loput tuotteet omana lähetyksenään tai tarvittaessa lisätä tilaukselle tuotteita ja jakaa tilauksen useampaan erään. Toista tällöin edellä listatut vaiheet uusien lähetyksien kohdalla.
Jos tilausten arkistointi on käytössä, arkistoi tilaus, kun olet varma, että siihen ei enää tule muutoksia.
Toimituksessa kadonneet tuotteet ja vaihdottomat reklamaatiot
Jos joitakin tilauksen tuotteista on lähetettävä uudestaan ilman tuotteiden vaihtoa, voit lisätä tilaukselle uuden lähetyksen tätä varten.
Voit lisätä tilaukselle täysin uusia lähetyksiä vain silloin, kun tilauksen kaikki lähetykset on toimitettu.
Jos sinun on lisättävä keskeneräiselle tilaukselle lähetyksiä, tutustu osatoimituksien luomiseen.
Älä lisää tilaukselle tarpeettomasti uusia lähetyksiä
Käytä uusia lähetyksiä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- Jokin tilauksen lähetyksistä on hävinnyt toimituksessa ja haluat lähettää samat tuotteet uudestaan.
- Asiakas reklamoi jonkin tuotteen, mutta reklamaatioon ei liity palautusta tai vaihtoa, vaan alun perin lähetetty tuote jää asiakkaalle.
Älä luo valmiille tilaukselle uutta lähetystä, jos asiakas haluaa tehdä lisäyksiä tai muutoksia jo toimitettuun tilaukseen. Luo tällöin asiakkaalle uusi tilaus tai käsittele tuotevaihto.
Näin lisäät tilaukselle uuden lähetyksen:
Tilauksen tilat
- Käsittelyssä: Kaikki tilaukset ovat tässä tilassa oletusarvoisesti.
Tilaus voidaan palauttaa tähän tilaan vielä toimittamisen jälkeen perumalla lähetyksiä tai käyttämällä Korjaa lähetyksen tietoja -toimintoa jonkin lähetyksen työkaluvalikossa.
- Toimitettu: Kun tilauksen kaikki lähetykset on toimitettu, tilaus siirtyy tähän tilaan.
- Peruttu: Kun perut tilauksen tai sen kaikki lähetykset, se siirretään tähän tilaan. Tilaus voidaan palauttaa tästä tilasta takaisin käsittelyyn käyttämällä tilaussivun oikean yläkulman -painiketta.
- Palautettu: Jos palautat kaikki tilauksen lähetykset, tai käytät -toimintoa, tilaus siirtyy tähän tilaan.