Tässä artikkelissa käydään läpi verkkokaupan tilausten ja lähetysten merkitseminen toimitetuksi MyCashflow'ssa.

Kun verkkokaupan asiakas tekee tilauksen, sinun on käsiteltävä se. Tilauksen käsitteleminen päivittää verkkokaupan lähetys- ja maksutiedot ja varastosaldot, joihin perustuvat esimerkiksi myynti- ja kirjanpitoraportit.

Näissä ohjeissa tilausten käsitteleminen tarkoittaa verkkokaupan tietojen hallinnointia ja päivittämistä. Tarkastelun ulkopuolelle jäävät logistiset käytännön toimet, kuten tuotteiden kerääminen varastosta sekä pakkaaminen ja lähettäminen asiakkaalle.

Tilauksen käsittelyyn kuuluvat seuraavat toimet:
  • asiakkaan suorittamien maksujen tarkistaminen
  • tilauksen lähetysten merkitseminen toimitetuksi
  • tilausdokumenttien tulostaminen
  • lahjakorttien luominen, mikäli tilaus sisältää lahjakorttituotteita.

Voit käsitellä tilauksia muutamilla eri tavoilla riippuen tilaukseen liittyvien lähetysten määrästä. Tässä artikkelissa käydään läpi yleisimmät tilausten käsittelytilanteet.

Toimittaminen yhdessä erässä

Voit käsitellä tilauksen pikakäsittelyllä tai vaiheittain. Alla käydään läpi molemmat käsittelytavat.

Tilauksen pikakäsittely

Tilauksen pikakäsittely hoitaa yhdellä napinpainalluksella yleisimmät tilauksen käsittelyyn liittyvät toiminnot. Sen tarkoitus on säästää aikaa ja vähentää rutiiniluonteista työtä.

Tilauksen pikakäsittely voi epäonnistua seuraavista syistä:

  • Tilauksen tila ei ole Käsittelyssä.
  • Tilaukseen kuuluu useita lähetyksiä, joista enemmän kuin yksi on avoinna.
  • Lähetys on tullattava, mutta tuotetiedoista puuttuvat alkuperämaa ja tullitariffinimike.
  • Lähetykselle ei ole määritetty toimitustapaa.
  • Lähetyksen toimitustapa käyttää noutopisteitä, mutta noutopistettä ei ole valittu.
  • Maksun aktivointi epäonnistuu.
  • Logistiikkaintegraatiossa on katkos tai lähetyksen käsittelyssä tapahtuu jokin virhe.

Näin pikakäsittelet tilauksen:

  1. Tarkista sivun oikean reunan Maksutapahtumat-valikosta, että asiakas on suorittanut kaikki tarvittavat maksut.

    Joidenkin maksupalvelujen maksut (esim. Klarna Payments) on aktivoitava käsittelyn yhteydessä, jotta ne tilitetään verkkokauppasi pankkitilille.

  2. Paina tilaussivun yläosassa olevaa Pikakäsittele tilaus ‑painiketta.
    Pikakäsittely suorittaa seuraavat toiminnot:
    • Tilauksen tilaksi vaihtuu Toimitettu, eikä tilaus enää näy Tilaukset-sivun avointen tilausten listassa.
    • Maksut aktivoituvat.
    • Asiakkaalle lähtee toimitusvahvistus sähköpostitse.
    • Järjestelmä luo tilauksen käyttämää toimitustapaa varten osoitekortin ja mahdolliset tullidokumentit.
  3. Tulosta tarvittavat tilaus- ja lähetysdokumentit.

    Voit tulostaa osoitekortin ja lähetyskohtaisen lähetyslistan sekä mahdolliset tullidokumentit tilaussivun Lähetystiedot-osiosta. Koko tilausta koskevat dokumentit (kuitin, palautuslomakkeen sekä kaikenkattavan lähetyslistan) puolestaan voit valita tulostettaviksi tilaussivun yläosan Tulosta tilausdokumentit -valikosta.

    Jos tilaus käyttää MyCashflow'n Lasku-maksupalvelua, voit avata PDF-laskun tulostettavaksi tilaussivun oikean reunan Maksutapahtumat-osiosta.

    Lue lisää tilaus- ja lähetysdokumenteista.

  4. Jos tilausten arkistointi on käytössä, arkistoi tilaus, kun olet varma, että siihen ei enää tule muutoksia.

Kun tilaus on käsitelty, se ei enää näy Tilaukset-sivulla oletusarvoisesti. Jos haluat tarkastella toimitettua tilausta, voit hakea sen näkyviin tilaushaun avulla asettamalla Tila-kentän arvoksi Toimitettu.

Vaiheittainen käsittely

Jos tilauksen pikakäsittely ei onnistu, voit käsitellä tilauksen vaiheittain.

Alla käsitellään vaiheittain tilaus, joka sisältää yhden lähetyksen:

  1. Tarkista sivun oikean reunan Maksutapahtumat-valikosta, että asiakas on suorittanut kaikki tarvittavat maksut.

    Joidenkin maksupalvelujen maksut (esim. Klarna Payments) on aktivoitava käsittelyn yhteydessä, jotta ne tilitetään verkkokauppasi pankkitilille.

  2. Paina lähetyksen otsikkorivin Merkitse toimitetuksi ja lähetä toimitusvahvistus ‑painiketta.
  3. Tulosta tarvittavat tilaus- ja lähetysdokumentit.

    Voit tulostaa osoitekortin ja lähetyskohtaisen lähetyslistan sekä mahdolliset tullidokumentit tilaussivun Lähetystiedot-osiosta. Koko tilausta koskevat dokumentit (kuitin, palautuslomakkeen sekä kaikenkattavan lähetyslistan) puolestaan voit valita tulostettaviksi tilaussivun yläosan Tulosta tilausdokumentit -valikosta.

    Jos tilaus käyttää MyCashflow'n Lasku-maksupalvelua, voit avata PDF-laskun tulostettavaksi tilaussivun oikean reunan Maksutapahtumat-osiosta.

    Lue lisää tilaus- ja lähetysdokumenteista.

  4. Jos tilausten arkistointi on käytössä, arkistoi tilaus, kun olet varma, että siihen ei enää tule muutoksia.

Kun kaikki lähetykset on merkitty toimitetuksi, koko tilauksen tilaksi vaihtuu Toimitettu.

Kun tilaus on käsitelty, se ei enää näy Tilaukset-sivulla oletusarvoisesti. Jos haluat tarkastella toimitettua tilausta, voit hakea sen näkyviin tilaushaun avulla asettamalla Tila-kentän arvoksi Toimitettu.

Osa- ja jälkitoimitusten käsittely

Jos jokin tilatuista tuotteista on loppunut varastosta tai tilaus toimitetaan muusta syystä useassa erässä, voit jakaa tilauksen useaan lähetykseen ja käsitellä ne yksi kerrallaan.

  1. Valitse lähetyksen tuotelistalta tuotteet, jotka toimitetaan ensimmäisessä erässä.
  2. Paina lähetyksen osoiterivin Luo osatoimitus ‑painiketta.

    Luomasi uusi lähetys sisältää valitsemasi tuotteet sekä alkuperäisen lähetyksen tiedot.

  3. Määritä uuden lähetyksen tiedot tarvittaessa Lähetystiedot-kohtaan.

    Katso myös ohjeet lähetyksen tietojen muokkaamiseen.

  4. Tarkista sivun oikean reunan Maksutapahtumat-valikosta, että asiakas on suorittanut kaikki tarvittavat maksut.

    Joidenkin maksupalvelujen maksut (esim. Klarna Payments) on aktivoitava käsittelyn yhteydessä, jotta ne tilitetään verkkokauppasi pankkitilille.

  5. Paina lähetyksen otsikkorivin Merkitse toimitetuksi ja lähetä toimitusvahvistus ‑painiketta.
  6. Tulosta tarvittavat tilaus- ja lähetysdokumentit.

    Voit tulostaa osoitekortin ja lähetyskohtaisen lähetyslistan sekä mahdolliset tullidokumentit tilaussivun Lähetystiedot-osiosta. Koko tilausta koskevat dokumentit (kuitin, palautuslomakkeen sekä kaikenkattavan lähetyslistan) puolestaan voit valita tulostettaviksi tilaussivun yläosan Tulosta tilausdokumentit -valikosta.

    Jos tilaus käyttää MyCashflow'n Lasku-maksupalvelua, voit avata PDF-laskun tulostettavaksi tilaussivun oikean reunan Maksutapahtumat-osiosta.

    Lue lisää tilaus- ja lähetysdokumenteista.

Nyt olet toimittanut tilauksen ensimmäisen erän. Kun olet valmis, voit toimittaa loput tuotteet omana lähetyksenään tai tarvittaessa lisätä tilaukseen tuotteita ja jakaa tilauksen useampaan erään. Toista tällöin edellä listatut vaiheet uusien lähetyksien kohdalla.

Jos tilausten arkistointi on käytössä, arkistoi tilaus, kun olet varma, että siihen ei enää tule muutoksia.

Toimituksessa kadonneet tuotteet ja vaihdottomat reklamaatiot

Jos joitakin tilauksen tuotteista on lähetettävä uudestaan ilman tuotteiden vaihtoa, voit lisätä tilaukselle uuden lähetyksen tätä varten.

Voit lisätä tilaukselle täysin uusia lähetyksiä vain silloin, kun tilauksen kaikki lähetykset on toimitettu.

Jos sinun on lisättävä keskeneräiselle tilaukselle lähetyksiä, tutustu osatoimituksien luomiseen.

Älä lisää tilaukselle tarpeettomasti uusia lähetyksiä

Käytä uusia lähetyksiä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

  • Jokin tilauksen lähetyksistä on hävinnyt toimituksessa ja haluat lähettää samat tuotteet uudestaan.
  • Asiakas reklamoi jonkin tuotteen, mutta reklamaatioon ei liity palautusta tai vaihtoa, vaan alun perin lähetetty tuote jää asiakkaalle.

Älä luo valmiille tilaukselle uutta lähetystä, jos asiakas haluaa tehdä lisäyksiä tai muutoksia jo toimitettuun tilaukseen. Luo tällöin asiakkaalle uusi tilaus tai käsittele tuotevaihto.

Näin lisäät tilaukselle uuden lähetyksen:

  1. Paina tilaussivun Lähetystiedot-osiossa Uusi lähetys -painiketta.
  2. Lisää uudelle lähetykselle Lähetystiedot-osiossa toimitusasetukset ja muut tiedot:
    • Toimitustapa
    • Mahdollinen noutopiste
    • Seurantakoodi, jos toimituspalvelu ei luo sitä automaattisesti
    • Pakettien määrä
    • Paino
  3. Tallenna uuden lähetyksen tiedot.
  4. Lisää lähetykselle tarvittavat tuotteet.

    Katso tarvittaessa ohjeet tuotteiden lisäämiseen.

  5. Kun olet lisännyt tuotteet, voit lisätä tilaukselle tarvittaessa uuden maksutapahtuman.

    Katso tarvittaessa ohjeet maksutapahtumien lisäämiseen.

  6. Kun olet lähettänyt tuotteet asiakkaalle, paina Merkitse toimitetuksi -painiketta uuden lähetyksen osoiterivillä.
  7. Käsittele tilaus loppuun.

Lahjakorttitilausten käsitteleminen

Jos tilaus sisältää lahjakorttituotteita, sen käsittelyssä on otettava huomioon tiettyjä asioita, jotka käydään läpi alla.

Jos asiakas on maksanut koko summan tehdessään tilausta (esim. käyttäen jotain verkkomaksupalvelua), järjestelmä luo lahjakortin automaattisesti ja lisää sen koodin sekä PDF-lahjakortin latauslinkin tilausvahvistussähköpostiin. Myös lahjakorttituotteen lähetyksen merkintä toimitetuksi tapahtuu automaattisesti.

Jos asiakas ei ole maksanut koko summaa tilausta tehdessään tai hän on maksanut tilauksensa Klarna Payments -palvelulla, lahjakortin luonti tapahtuu vasta silloin, kun lahjakorttituotteen sisältävä lähetys merkitään toimitetuksi.

Klarnalla maksetuissa tilauksissa maksut on aktivoitava, jotta lahjakortti voidaan toimittaa.

Kun lahjakorttituotteen lähetys on merkitty toimitetuksi (joko automaattisesti tai kauppiaan toimesta)
  • asiakas saa PDF-lahjakortin latauslinkin
    • tilausvahvistussähköpostissa
    • toimitusvahvistussähköpostissa.

Jos tilaus sisältää monta lahjakorttituotetta, jokaisesta tulee erillinen lahjakortti.

Lahjakorttituotteet näkyvät muiden lahjakorttien tavoin -sivulla, missä voit muun muassa
  • muokata lahjakortin voimassaoloaikaa (oletuksena 1 vuosi)
  • muokata lahjakortin arvoa.

Näkymässä voit myös itse tulostaa PDF-lahjakortin ja lähettää sen asiakkaalle esimerkiksi postitse tai sähköpostilla.

Tilauksen tilat

MyCashflow'ssa tilaus voi olla kolmessa eri tilassa käsittelynsä aikana. Tilauksen tila vaihtuu automaattisesti, kun suoritat tilauksen käsittelyyn liittyviä toimintoja:
  • Käsittelyssä: Kaikki tilaukset ovat tässä tilassa oletusarvoisesti.

    Tilaus voidaan palauttaa tähän tilaan vielä toimittamisen jälkeen perumalla lähetyksiä tai käyttämällä Korjaa lähetyksen tietoja -toimintoa jonkin lähetyksen työkaluvalikossa.

  • Toimitettu: Kun tilauksen kaikki lähetykset on toimitettu, tilaus päivittyy tähän tilaan.
  • Peruttu: Kun perut tilauksen tai sen kaikki lähetykset, se siirtyy tähän tilaan. Tilaus voidaan palauttaa tästä tilasta takaisin käsittelyyn käyttämällä tilaussivun oikean yläkulman Palauta tilaus käsittelyyn -painiketta.
  • Palautettu: Jos palautat kaikki tilauksen lähetykset, tai käytät Palauta koko tilaus -toimintoa, tilaus siirtyy tähän tilaan.

    Lue lisää palautusten ja vaihtojen käsittelemisestä.