Ropo One -laskutuspalvelun avulla saat verkkolaskutusmahdollisuuden verkkokauppaasi. Palvelun avulla voit myös ulkoistaa laskujen elinkaaren hallinnan Ropolle ja käyttää maksumuistutuksia ja perintää.

Ominaisuudet

Kun asiakas on kassalla valinnut maksutavaksi Ropo Onen, hänen on annettava verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus, mikäli niitä ei ole vielä kirjattu asiakastietoihin.

Palvelu on lähtökohtaisesti suunnattu verkkolaskutusta käyttäville yritysasiakkaille.

Voit ulkoistaa laskun koko elinkaaren hallinnan perintäpalveluineen Ropolle. Vaihtoehtoisesti voit itse hoitaa laskutuksen eri vaiheet Ropo One -integraatiota käyttäen.

Hinnoittelu

Ropo One on Ropon maksullinen palvelu, jonka käyttömaksut laskutetaan MyCashflow-verkkokaupan kuukausimaksujen yhteydessä. Hinnasto löytyy hallintatyökalusta Ropo Onen tilauslomakkeen yhteydestä.

Ropo One -integraation käyttöönoton yhteydessä kaikki Ropo One -tilisi tapahtumat siirtyvät MyCashflow'n laskutettaviksi. Käyttöönoton jälkeen MyCashflow välittää Ropolle siis sellaistenkin tapahtumien käyttömaksut, jotka eivät liity verkkokauppatilauksiin.

Asennus ja käyttöönotto

Ropo One on saatavilla ainoastaan maksullisissa MyCashflow-palvelupaketeissa.

Integraatiossa toimivat vain MyCashflow'n kautta tilatut Ropo One -tunnukset. Voit tilata tarvittavat tunnukset hallintatyökalun lomakkeella (ohjeet alla).

Näin otat käyttöön Ropo Onen verkkokaupan maksutapana:

  1. Mene hallintatyökalun sivulle Asetukset > Maksutavat.
  2. Paina Lisää maksutapa -painiketta.
  3. Valitse maksupalveluksi Ropo One.

    Jos et ole vielä rekisteröitynyt Ropo 24:n käyttäjäksi, avaa palvelun tilauslomake painamalla Tilaa palvelu -linkkiä. Lähetettyäsi tilauslomakkeen saat tunnukset sähköpostitse tai tekstiviestitse.

  4. Syötä Ropo 24:n tilauksen yhteydessä saamasi tunnukset Maksupalvelun käyttäjätunnukset -lomakkeelle.
  5. Paina Jatka-painiketta.
  6. Määritä maksutavan asetukset.

    Katso kuvaus maksutapalomakkeen asetuksista.

  7. Testaa maksutapa.

    Varmistaaksesi, että maksutapa näkyy kassalla ja toimii haluamallasi tavalla, tee testitilauksia eri toimitustavoilla ja eri versioissa.

    Lue lisää maksutapojen testaamisesta.

  8. Julkaise maksutapa avoimeen käyttöön.

    Uusi maksutapa on oletusarvoisesti piilotettuna (tällöin se ei näy verkkokaupan asiakkaille ja on hallintatyökalun Maksutavat-listassa harmaana). Julkaistaksesi maksutavan avaa maksutapalomake ja vieritä näyttöä, kunnes pääset Maksutavan näkyminen ‑osioon. Valitse Näytä versiossa ‑kohdassa kauppaversiot, joissa haluat maksutavan olevan käytettävissä.

Ropo One -maksutapojen asetukset

Ropo One -integraatioita käyttävillä maksutavoilla on seuraavat omat asetukset:

  • Maksuehto: laskun maksuaika päivinä

    Maksuaika alkaa laskun aktivointiajankohdasta.

  • Näytä vain yritysasiakkaille: asettaa Ropo Onen näkyviin verkkokaupan kassalla vain silloin, kun asiakastietoihin on syötetty yrityksen nimi ja Y-tunnus.

Maksujen käsitteleminen

Kun asiakas on valinnut tilauksen maksutavaksi Ropo 24:n, maksun tila on aluksi Laskuttamatta. Tässä vaiheessa asiakas ei ole vielä saanut laskua tilauksestaan.

Maksutapahtuma aktivoituu, kun pikakäsittelet tilauksen tai aktivoit maksun manuaalisesti tilaussivun Maksutapahtumat-osiossa.

Aktivoinnin vaikutukset:

  • Ropo välittää laskun asiakkaalle.
  • Maksutapahtuman tilaksi päivittyy Laskutettu.
  • Maksutapahtuman tietoihin lisätään Ulkoinen viite, jonka avulla löydät laskun Ropo 24 -järjestelmästä.

Jos muokkaat tilausta sen jälkeen, kun maksu on aktivoitu, muutokset eivät välity lähetettyyn laskuun. Mikäli muutokset edellyttävät myös laskun korjaamista, voit perua alkuperäisen maksun ja lähettää asiakkaalle uuden laskun.

Kun asiakas on maksanut laskun, maksutapahtuman tilaksi päivittyy Maksettu.

MyCashflow noutaa maksun tilatiedon automaattisesti Ropo 24 -järjestelmästä. Jos haluat varmistaa, että tieto on ajantasainen, valitse tilaussivun Maksutapahtumat-osion pudotusvalikosta Tarkista maksun tila.

Maksujen peruminen ja korjaaminen

Mikäli tilaukseen liittyvää laskua täytyy korjata tai se pitää perua, hyvitä aina alkuperäinen lasku Ropo One -järjestelmässä ja lähetä asiakkaalle uusi lasku. Emme suosittele käyttämään Ropo Onen osahyvityksiä.

Alla käydään läpi laskun hyvittäminen ja uuden, muokatun laskun lähettäminen:

  1. Hyvitä alkuperäinen lasku kokonaisuudessaan Ropo One -järjestelmässä.

    Laskun tilaksi MyCashflow'n hallintatyökalussa vaihtuu Peruttu.

  2. Jos asiakas tarvitsee hyvityslaskun, lähetä se Ropo Onen kautta.

Jos tilaus on peruttu kokonaan eikä asiakkaalle tarvitse lähettää uutta laskua, olet nyt valmis. Jos taas asiakas tarvitsee uuden, muokatun laskun, jatka seuraavasti:

  1. Tee tilaukseen tarvittavat muutokset MyCashflow'n hallintatyökalussa.

    Jos muutokset vaikuttavat hintoihin, tilaussivun yläreunaan ilmestyy ilmoitus erosta maksutapahtumien ja tilauksen summan välillä.

  2. Luo uusi maksutapahtuma ilmoituksen kautta ja valitse sille Ropo One -integraatiota käyttävä maksutapa.
  3. Aktivoi maksu tilaussivun Maksutapahtumat-osiossa.

    Ropo lähettää asiakkaalle uuden laskun.

Maksujen palauttaminen

Mikäli asiakkaalle täytyy palauttaa rahaa, mitätöi lasku aina Ropo One -järjestelmässä ja palauta asiakkaalle tarvittava summa tilisiirtona. Ropo Onen kautta ei ole mahdollista palauttaa asiakkaalle rahaa.

Laskutusvirheiden korjaaminen

Jos asiakastietoihin on syötetty virheellinen verkkolaskutusosoite, laskua ei voi välittää asiakkaalle ja Ropo One -järjestelmään muodostuu sähköisen laskutuksen virhe. Sen ratkaisemiseksi järjestelmä avaa toimenpidekyselyn ja lähettää siitä ilmoituksen sähköpostiisi.

Älä lähetä laskua uudelleen tai luo kokonaan uutta laskua, vaan korjaa virhe seuraavasti:

  1. Kirjaudu Ropo One -järjestelmään osoitteessa https://ropo24.fi/
  2. Avaa Sähköisen laskutuksen virheet -tehtävä etusivun Toimenpidekyselyt-osiossa.
  3. Valitse Vastaa.
  4. Täydennä avautuvassa valikossa laskuun asiakkaan oikea verkkolaskuosoite.

    Mikäli oikea verkkolaskuosoite ei ole tiedossa, voit vaihtoehtoisesti lähettää laskun sähköpostitse tai postitse.