Tässä pikaoppaan luvussa neuvotaan, miten voit käsitellä asiakkaiden tekemiä tilauksia ja tuotepalautuksia.

Kun verkkokaupan asiakas tekee tilauksen, sinun on käsiteltävä se. Tilauksen käsitteleminen päivittää verkkokaupan lähetys- ja maksutiedot ja varastosaldot, joihin perustuvat esimerkiksi myynti- ja kirjanpitoraportit. Vastaavasti sinun on käsiteltävä mahdolliset tuotepalautukset.

Näissä ohjeissa tilausten käsitteleminen tarkoittaa verkkokaupan tietojen hallinnointia ja päivittämistä. Tarkastelun ulkopuolelle jäävät logistiset käytännön toimet, kuten tuotteiden kerääminen varastosta sekä pakkaaminen ja lähettäminen asiakkaalle.

Tilauksen käsittelyyn kuuluvat seuraavat toimet:
  • asiakkaan suorittamien maksujen tarkistaminen
  • tilauksen lähetysten merkitseminen toimitetuksi
  • tilausdokumenttien tulostaminen
  • lahjakorttien luominen, mikäli tilaus sisältää lahjakorttituotteita.

Tilauksen pikakäsittely

Jos toimitat kaikki tilauksen tuotteet yhtenä lähetyksenä, voit käyttää tilauksen pikakäsittelyä, jolloin useimmat rutiinitehtävät hoituvat yhdellä napin painalluksella.

Tämän pikaoppaan 9. luvussa teit verkkokauppaan testitilauksen, jonka voit nyt käsitellä:

  1. Mene hallintatyökalun sivulle Tilaukset.
  2. Avaa aiemmin luomasi testitilaus.

    Tilaussivu aukeaa.

  3. Tarkista maksun tila.

    Tilauksen maksutavasta riippuu, kuuluuko maksun olla suoritettuna ennen tilauksen toimittamista.

    Jos tilaus on maksettu käyttäen maksupalveluintegraatiota, tieto siitä päivittyy verkkokauppaan automaattisesti. Ennakkomaksua tai laskua käytettäessä sinun on itse tarkastettava maksutapahtumat verkkokauppasi pankkitililtä ja sen jälkeen kuitattava maksu saaduksi tilaussivun oikeassa laidassa olevan Maksutapahtumat-osion työkaluvalikosta.

    Koska tässä esimerkissä käsiteltävänä on vain itse tekemäsi testitilaus, voit jättää maksun avoimeksi. Tilauksen voi käsitellä maksun tilasta riippumatta.

  4. Paina tilaussivun yläosassa olevaa Pikakäsittele tilaus ‑painiketta.
    Pikakäsittely suorittaa seuraavat toiminnot:
    • Tilauksen tilaksi vaihtuu Toimitettu, eikä tilaus enää näy Tilaukset-sivun avointen tilausten listassa.
    • Klarna Checkout -maksut aktivoituvat.
    • Asiakkaalle lähtee toimitusvahvistus sähköpostitse.
    • Järjestelmä luo tilauksen käyttämää toimitustapaa varten osoitekortin, jonka voit tulostaa ja kiinnittää asiakkaalle lähetettävään pakettiin.

    Tilauksen pikakäsittely voi epäonnistua seuraavissa tapauksissa:

    • Tilaukseen kuuluu useampi kuin yksi lähetys. Käsittele siinä tapauksessa lähetykset yksi kerrallaan.
    • Lähetyksellä ei ole toimitustapaa.
    • Lähetykselle ei ole valittu noutopistettä, mutta valittu logistiikkapalvelu käyttää niitä.
    • Lähetykselle ei ole täydennetty tullaustietoja, mutta valittu logistiikkapalvelu vaatii ne tietyissä tilanteissa.
    • Logistiikkaintegraatiossa on katkos tai lähetyksen käsittelyssä tapahtuu jokin virhe.
  5. Tulosta tarvittavat tilaus- ja lähetysdokumentit.

    Voit tulostaa osoitekortin ja lähetyskohtaisen lähetyslistan sekä mahdolliset tullidokumentit tilaussivun Lähetystiedot-osiosta. Koko tilausta koskevat dokumentit (kuitin, palautuslomakkeen sekä kaikenkattavan lähetyslistan) puolestaan voit valita tulostettaviksi tilaussivun yläosan Tulosta tilausdokumentit -valikosta.

Jos jaat tilauksen useaan lähetykseen, et voi käyttää pikakäsittelyä, vaan kukin lähetys on käsiteltävä erikseen ja vaiheittain. Lue käyttöoppaasta lisää tilausten vaiheittaisesta käsittelystä sekä osa- ja jälkitoimituksista.

Tilauksen palautuksen käsittely

Jos asiakas palauttaa tilauksen, sinun on käsiteltävä palautus päivittääksesi verkkokaupan tiedot.

Aluksi sinun pitää etsiä tilauksen tiedot:

  1. Mene hallintatyökalun sivulle Tilaukset.
  2. Paina Suodata tilauksia ‑painiketta.

    Tilausten suodatusvalikko aukeaa sivun oikeaan laitaan.

  3. Valitse suodatusvalikon Tilauksen tila ‑kohdasta vaihtoehto Toimitettu ja sulje suodatusvalikko painamalla rastia, joka on valikon vasemmalla puolella.

    Nyt sivulla näkyvät tilaukset, jotka on merkitty toimitetuiksi.

  4. Valitse tilaus, jota tuotepalautus koskee.

    Tilaussivu aukeaa.

Nyt voit käsitellä palautuksen:
  1. Jos palautus koskee koko tilausta eikä kyse ole tuotevaihdosta, paina tilaussivun oikeassa yläkulmassa olevaa Palauta koko tilaus ‑painiketta.

    Palautuskäsittelylomake aukeaa.

  2. Syötä lomakkeeseen tarvittavat tiedot.
  3. Paina lomakkeen Käsittele palautus ‑painiketta.
  4. Palauta tarvittaessa maksut asiakkaalle ja kuittaa ne palautetuiksi tilaussivun oikean reunan Maksutapahtumat-valikosta.

    Lue käyttöoppaasta lisää maksujen palauttamisesta ja korjaavan maksutapahtuman luomisesta.

Nyt olet käsitellyt palautuksen loppuun asti. Tilauksella on uusi palautusrivi, joka on merkitty palautetuksi. Luomasi korjaava maksutapahtuma myös takaa, että tilauksen loppusumma täsmää suoritettujen maksujen kanssa.

Jos asiakas on palauttanut vain osan tilauksen tuotteista tai haluaa vaihtaa tuotteen, et voi käsitellä palautusta koko tilausta koskevana, vaan sinun on valittava tilaussivun lähetystaulukosta tuotteet, joita käsittely koskee. Lue käyttöoppaasta lisää yksittäisten tuotteiden palauttamisesta ja tuotevaihtojen käsittelemisestä.